5 สัญญาณว่าธุรกิจคุณถึงเวลาเลิกใช้ Excel บริหารสต็อก
โดยทีม pobpa ·
Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจเริ่มต้น ยืดหยุ่น ราคาไม่แพง และทุกคนใช้เป็น แต่เมื่อธุรกิจขยาย ไฟล์ที่เคยช่วยกลับกลายเป็นคอขวด ลองตรวจสอบว่าคุณเจอสัญญาณเหล่านี้หรือไม่
1) ตัวเลขสต็อกในไฟล์ไม่ตรงกับของจริง
ตรวจนับแล้วพบว่าไม่ตรง และไม่รู้ว่าความคลาดเคลื่อนเกิดจากตรงไหน ใครคีย์ผิด ลืมตัดสต็อก หรือสินค้าสูญหายระหว่างทาง เมื่อไม่มีประวัติการเคลื่อนไหวที่ตรวจย้อนได้ การหาสาเหตุจึงยาก
2) มีหลายไฟล์หลายเวอร์ชัน
“stock_final”, “stock_final_v2”, “stock_ใช้อันนี้” ถ้าชื่อไฟล์เริ่มเป็นแบบนี้ แสดงว่าทีมไม่แน่ใจว่าไฟล์ไหนคือข้อมูลล่าสุด ความเสี่ยงคือคนตัดสินใจสั่งซื้อหรือขายจากข้อมูลที่ล้าสมัย
3) มีคนเดียวที่เข้าใจไฟล์
สูตรซับซ้อน มาโครเฉพาะ หรือโครงสร้างที่คนทำไฟล์คนเดียวเข้าใจ ถ้าคนนั้นลา ลาออก หรือไม่ว่าง งานจะชะงักทันที และธุรกิจพึ่งพาคนเดียวมากเกินไป
4) เสียเวลาทำรายงานมากกว่าใช้รายงาน
ต้องรวมข้อมูลจากหลายไฟล์ ก๊อปปี้วาง จัดรูปแบบ ก่อนจะได้รายงานหนึ่งฉบับ เมื่อรายงานเสร็จ ข้อมูลก็เก่าแล้ว ทีมใช้เวลาไปกับการเตรียมข้อมูลแทนที่จะวิเคราะห์
5) ขยายสาขา เพิ่มคลัง หรือเพิ่มคนใช้งาน แล้วเริ่มวุ่นวาย
คนหลายคนแก้ไฟล์พร้อมกันทำให้ข้อมูลทับกัน สาขาใหม่ต้องส่งไฟล์มารวม ยิ่งขยาย ยิ่งหาตัวเลขรวมที่เชื่อถือได้ยาก
ถ้าเจอตั้งแต่ 2 ข้อขึ้นไป
ไม่ได้แปลว่าต้องซื้อ ERP ทั้งระบบทันที ลองเริ่มจากระบบที่เจ็บที่สุด เช่น ระบบคลังสินค้า แล้วค่อยเชื่อมกับจัดซื้อและบัญชีภายหลัง
สิ่งที่ควรเตรียมก่อนเปลี่ยน
- รายการสินค้าที่สะอาดและเป็นระบบ
- ขั้นตอนรับ-จ่าย-โอนที่ทีมใช้จริง
- รายงานที่ผู้บริหารอยากเห็น
อยากย้ายจาก Excel มาเป็นระบบที่ตรงกับงานของคุณ? คุยกับทีม pobpa เรามีขั้นตอนย้ายข้อมูลเดิมเข้าระบบ